Scannen und Digitalisieren von Dokumenten
Wir digitalisieren Papierdokumente mit professionellen Industriescannern. OCR-Technologie macht den Inhalt gescannter Dokumente durchsuchbar.
- Scannen von A4-Dokumenten und größeren Formaten
- Texterkennung (OCR) in mehreren Sprachen
- Konvertierung in PDF, TIFF und JPEG
- Indexierung und Katalogisierung
Archivierung und Aufbewahrung
Wir bieten sichere Aufbewahrung für Papier- und digitale Dokumente. Unsere Archivierungsprozesse berücksichtigen die geltenden Anforderungen an die Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen.
- Klimatisierte Archivräume
- Überwachung und Schutz rund um die Uhr
- Schneller Zugriff auf Dokumente bei Bedarf
- DSGVO-konforme Aufbewahrung
Einführung eines digitalen Dokumentenworkflows
Wir konzipieren und implementieren digitale Dokumentenworkflows, die auf die Abläufe des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind. Freigabe, Verteilung und Archivierung von Dokumenten können dabei automatisiert werden.
- Prozessanalyse und Lösungskonzeption
- Integration in bestehende IT-Systeme
- Mitarbeiterschulung
- Technischer Support nach der Einführung
Beratung zum Dokumentenmanagement
Wir prüfen bestehende Dokumentenprozesse und empfehlen geeignete Verbesserungen. Zudem unterstützen wir bei der Erstellung von Verfahren und internen Richtlinien für das Dokumentenmanagement.
- Audit bestehender Prozesse
- Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
- Erstellung interner Verfahren
- Beratung zur Einhaltung relevanter Vorgaben
Dokumentenvernichtung
Sichere und zertifizierte Vernichtung von Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Der Vernichtungsprozess wird dokumentiert und Sie erhalten einen entsprechenden Nachweis.
- Vernichtung gemäß DIN 66399
- Abholung und Transport der Dokumente
- Vernichtungsnachweis für jede Charge
- Vernichtung auf Wunsch direkt beim Kunden
Audit der Dokumentenprozesse
Umfassende Analyse der bestehenden Dokumentenprozesse. Wir identifizieren Optimierungspotenziale und erstellen einen detaillierten Bericht mit Empfehlungen.
- Analyse des Dokumentenflusses
- Identifikation von Engpässen
- Prüfung der Regelkonformität
- Optimierungsplan mit Zeitplan